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施工合同及竣工结算备案档案查阅利用指南

发布日期:2016-07-12

一、办事依据:

《中华人民共和国档案法》(199675日修正)、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局令第8号)、《湖北省档案管理条例》(湖北省人民代表大会常务委员会公告第40号)。

二、档案查阅利用范围:

根据业务管理范围、备案起始时间及档案保存年限要求,相应查阅利用范围为:

1、施工合同备案档案:2009年以来宜昌市主城区范围(西陵、伍家、点军)内的房屋建筑工程及市政基础设施工程施工合同备案资料;

2、竣工结算备案档案:2011年以来宜昌市主城区范围(西陵、伍家、点军、高新区)的房屋建筑工程及市政基础设施工程竣工结算备案资料。

三、档案查阅利用服务对象 :

1、备案项目参建各方(包括建设单位、施工单位、勘察设计单位、监理单位、劳务分包单位、专业分包单位等);

2、司法机关(包括法院、检察院、公安机关等)及仲裁机构;

3、行业管理部门(财政局、税务局及其它相关管理部门等);

4、律师。

四、档案查阅利用程序:

(一)申请

查档人持有效证件至市标准定额站提出查阅申请,明确查阅利用目的和主要内容。其中:

1、备案项目参建各方需提供:

1)单位介绍信;

2)身份证。

2、司法机关及仲裁机构需提供:
1)单位办案证明和有关法律文书;

2)授权委托书;

3)工作证或执行公务证。

3、行业主管部门需提供:

1)单位介绍信;

2)身份证或工作证

4、律师需提供:

1)律师事务所调查介绍信;

2)律师执业资格证书;

3)授权委托书或法律援助公函;

4)立案受理通知书。

(二)受理

收到查阅利用申请后,市标准定额站对查档人身份进行审核,明确是否予以受理。以下情形不予受理,但需要申请人予以说明或向其建议解决的途径及方式:

1、查阅利用内容超出管辖行政区域范围的;

2、介绍信未加盖单位公章的或相关证明材料不齐全;

3、查阅利用内容属于我站已经主动公开的信息。

(三)登记

符合受理要求的查档人填写《施工合同及竣工结算备案档案查询利用登记表》进行登记,登记内容包括:项目名称、项目编号、备案类型、查询人、查询单位、查询时间和联系方式。

(四)调档

根据查档人申请内容进行检索,站内档案目录中存有相应档案的,由调档人员通知档案专管员到库房调取并交查档人核实查阅内容,查档人核实无误后由调档人提取相应档案资料。

(五)查阅利用

1、查档人需查阅或复印内容的,须由站领导或其授权的分管领导核准并登记;

2、查档人需加盖证明印章的,由调档人员对复印内容进行仔细核对后向站领导申请,批准后到办公室加盖市标准定额站公章并附复印件与原件一致证明;

3、调档人员将复制内容及证明材料交查档人,查档人在登记表上签字领取后查档办理完毕。

五、档案查阅利用注意事项:

(一)未经许可不得擅自拍照或复制查阅内容。如需复印或拍照须由站工作人员按规定履行相关手续后提供,并登记备案;

(二)查阅时,严禁对文件资料涂改、勾划或作其他标记,严禁污损、抽页和剪裁文件资料;

(三)查阅利用档案资料一律在接待室进行,由档案专管员入库调卷,非站内工作人员不得进入库房;

(四)站内所存施工合同及竣工结算备案档案资料,除用于司法鉴定等必须调取原件的情况外,原则上一律不予外借;

(五)施工合同及竣工结算备案档案查阅利用一律免费。

六、受理地点、联系方式:

受理地点:宜昌市西陵区体育场路7号(建管大楼609室)

联系电话:0717-6444987

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